如何确定重要的工作已经完成了?

（ 本章字数：9087）
　　当你对一天的工作进行规划的时候，确定在你的任务列表中至少加入了一项将使你更接近实现自己最终财富积累目标的工作，并且确保它是一件非常重要的事情。这几乎自动地就会在某些方面使事情变得更加困难，更紧张，更有压力，但无论如何也要把它写下来。
　　然后，当你检查你的列表并进行优先排序时，用一种不同的颜色标出这一项（我使用黄色表示正常的、工作中的重要事情，粉红色表示新有的任务）。
　　用一种不同的颜色加以强调，不论如何，都应该很好地完成它。不要跳过它，而去做其他那些更容易的事情。不要将其推迟到明天。如果那是你必须完成的事情，在清晨首先处理这件事情。
　　将健康列入你一生的目标中去
　　当你确定自己一生的目标时，不要忘记健康的重要性。保持健康不是年轻人通常会思考的问题。但是，随着岁月将你拖得筋疲力竭，你就会很清楚地认识到良好的健康条件是成功的一个多么重要的因素。
　　如果你曾经病得相当严重，你就会明白我所说的话。在这个世界上没有任何的名誉、财富或权力可以弥补健康的损失。
　　保持健康所必需做的五件事情
　　我现在正致力于在加利福尼亚开设一个健康诊所，这个诊所专业从事美容。主持这家诊所的医生已经在过去的10年内花费了大多数的时间研究衰老，并且帮助年纪大的人恢复青春活力。
　　当我们在一起共事时，我要求他给我设计一个恢复活力的计划。他做到了。我成功减肥了，肌肉更强壮了，柔韧性提高了。我感到比以前更为强壮，做事更积极。我将其归功于以下五点实现健康的方法：
　　1饮食
　　2有氧健身
　　3力量训练
　　4灵活性
　　5心态
　　作为一个忙碌的、一心想获得成功的人，你可能会考虑到自己在一天中并没有足够的时间做所有这些事情。但是，我并不同意这样的观点。如果你将它们列入自己的日常工作日程，你就会感到非常惊奇——即使在非常忙碌的一天，你也可以为自己的健康做如此多的事情。
　　首先，你要清楚的一件事情是健康几乎总是一件重要的，却不紧急的任务。除非你将它在每天的日程中做具体的安排，否则的话，你就会忽视它。所以，那就是我想让你做的第一件事情。将所有的这五项内容列入你每天都要做的首要任务之中。
　　以下就是我如何将其纳入我的日常计划中去的：
　　1饮食：我白天吃四顿量少且不含淀粉的食物，晚上吃一些含有淀粉的均衡食品。我尽力做到在用餐后不吃额外的零食。
　　2有氧健身：我将许多训练项目混在一起练习。我的有氧训练包括急跑、快速骑自行车、柔道（强化训练）和拳击。我每天做一个或两个10分钟的训练。因为这是很费力的训练，所以我在工作前或工作后来做。
　　3力量训练：我在办公室外面做体操。清晨，每当完成一项任务以后，我就到办公室外面做三次5分钟的训练。我将这些训练看成是对自己的工作的一种奖励（如果你没有自己的训练场馆，在办公室中有一对杠铃就足够了）。
　　4灵活性：我每天早晨做5分钟的快速伸展训练，在白天的某个时刻再做10分钟的训练。
　　5心态：这并不会浪费你的重要时间，只要每天花费几秒钟的时间提醒自己放慢生活的节奏，享受一下生活的乐趣即可。
　　我的目标就是处于生活中最好的状态，并且在10年内超过这一点。［杰克·拉兰纳（JackLaLanne）在他的60岁生日时，从恶魔岛（AlcatrazIsland)游到旧金山，戴着镣铐和手铐，并拖着一艘装有5000磅沙子的小艇］。
　　我关心自己的健康，因为这让我感到很舒服，而且因为这样可以帮助我工作得更加努力。这两个理由对我来说就已经足够了，但是足够的研究已经证明良好的饮食和经常性的训练使我们在面临一系列严重的和恼人的健康问题时的抵抗力更强。这些严重的疾病包括心脏病、癌症（结肠、直肠、前列腺）、血液循环问题、肥胖、糖尿病及其他的疾病。
　　你并不需要每天花费45分钟开始这项计划。开始时用15分钟，而后以此为基础，不断提高。但是一定要从今天就开始行动。
　　更快实现目标：将浪费的时间转变为高效时间的八个秘密
　　现在你的挑战就是找到更多的空闲时间，即你为完成目标而需要的时间。我所说的空闲时间，意味着浪费的时间。这儿5分钟，那儿10分钟，时间在无意中就溜掉了，这样每天都消耗掉了你大量的时间。
　　这里是八个高效的秘密，可以帮助你每天节省2个小时的时间，而这些时间可以使你加速实现自己的财务自由梦想。
　　高效秘密1：简化你的电子邮件
　　电子邮件已经成为我们大多数人的生活方式——尤其是在商业领域中——但是你并不需要为此花费大量的工作时间。只要你稍微改变一下处理电子邮件的方式，你就会每天为自己节省1个小时甚至更多的时间。你可以把这些时间用于战略性的目标中。
　　我在前面提到，在一天中，我只看我的电子邮件一次，最多两次，以免浪费太多的时间。我所收到的许多邮件都是有关人们向我寻求解决问题的方法的。我简单地忽视了它们中的大多数。我发现，那些问题在没有我的干预的情况下，通常也能得到很好的解决。
　　如果你不总是插手处理每个问题，你的员工最终就会意识到他们应该解决好日常所发生的大多数问题。这将使他们（以及你的整个组织）更为出色，获利也更多。如果一个电子邮件的内容惹怒了你，你就需要花费时间平静下来，并且以一种职业的方式对其做出反应。
　　还有另外一些帮助你进一步简化这一过程的想法：
　　·简化电子邮件信息并切中要害——并且要求给你发电子邮件的人也这样做。很少有信息需要超过一页的内容——提出问题的邮件应该总是提出多种备选的解决方案。
　　·如果你发现需要一页以上的内容来说明想说的问题，那么这个问题就过于复杂了，用电子邮件的方式不能得到很好的解决。相反，打电话或面对面交谈的方式可以更好地解决它。
　　·这一条建议可能与你的想法相违背，但无论如何，我也要提出来：记住，只有当一封电子邮件相当紧急时才立即予以处理。为什么要这样呢？据说拿破仑·波拿巴在回信之前要等一个月时间。“如果仍然需要回信，我就会在那时回信”，他说。我在回信方面的想法与拿破仑是极其相近的。
　　·除了拖延回复电子邮件之外，你可以通过建立模版的方式减少许多你经常被询问的问题的回信时间。这样不仅会节省你的时间，而且你的回信也将是结构严谨，语言优美的。
　　·让与你通信的人了解到他们将何时收到你的回信。通过创建自动回复的信息，可以通知来信的人何时能够收到你的回信。这会使他们心平气和，并且会让他们继续给你发送有关的信息。当你离开办公室时，这个方法就尤其有效，因为你没有必要回来处理大量性急的顾客或雇员的电子邮件。
　　·你所发送的大约50%的信息都可以被压缩为一个主题短句。例如：
　　职员会议调整到下午1∶30。
　　联邦快递的包裹刚到。
　　是的，我将和你结婚（不过，我希望你考虑亲自处理这方面的问题）。
　　没有必要浪费你宝贵的时间详细地介绍会议变化的原因，告诫员工开会要准时，并且告诉那些没有人会考虑到的员工。通过用主题句的方式将自己的信息概括出来，你同样节省了你的收信人的时间。他们不会感觉受到强制，必须回信——而且，你也不必阅读和删除大量的“好的，我将会准时参加会议。热切期盼着会议的开始”这样的回信。只是想一想，如果你办公室中的每一个人，以及你所有的朋友都采用这样的方法的话，你会节省多少时间呀！你怎样才能让他们这样做呢？应该自己率先垂范。然后将这个小技巧传递给那些你经常用电子邮件联系的人。
　　·最后一条关于电子邮件的建议：忘记即时消息！根据《纽约时报》的统计，1/4美国雇员在工作中使用即时消息。文章指出，“这样的即时消息软件是免费的，而且很容易下载。”接受采访的一位经理高兴地说，“这是我所见到的最有效率的工具了。”如果你工作中的目标就是浪费尽可能多的时间的话，那么即时消息就是一个伟大的工具。你工作期间会不停地收到在线的你的朋友和同事的干扰，这样你就一定不能够长时间地保持注意力。“顾客很高兴能够收到对于问题的即时回答”，上面所提到的那个经理说。也许是这样的。但是，如果回答很诚实的话，他们并不喜欢，例如“因为我回答即时消息太忙了，请原谅现在我不能回答你的问题。”
　　高效秘密2：批量处理雷同工作
　　你必须回复25封电子邮件，或者打10个电话，或者写3个备忘录。你可以通过将任务汇总，并在自己的日程安排中设定出专门的时间段，一次性地全部处理它们。这样在一天中，你就会很容易地给自己节省出1个小时的时间来。
　　将普通的任务汇集起来，你就会变得更为高效。在你每天的任务清单中，将自己的任务分门别类，并且在自己的日程安排中分配特定的时间予以解决。
　　当你这样做时，一定要为自己留出一些时间。否则的话，日程排满，而没有休息将导致你筋疲力尽。伴随着你需要完成的各式各样的任务，你每天需要给自己5分钟、10分钟或15分钟的休息时间。
　　你可以享受一下阳光下的漫步，或者做一个猜字游戏，喝一杯咖啡。现在，我有三种自我消遣的方式。当我感到压力比较大时，我就坐进我放在办公室外面的椅子上，阅读信件以及其他的商业文件，同时享受一支很好的多米尼加富豪型雪茄。如果需要，我一般选择在游泳池旁与其他人进行闲谈(禁止吸烟)。当我工作压力不是特别大的时候，就抽一支烟，并读一首诗。
　　高效秘密3：用简单的方法控制你的时间表
　　你是不是经常带着最好的意愿开始一天的生活——计划工作日程，安排时间，突出重要的目标并发誓要坚持做到这些——却发现到中午时事情已经变得一团糟了呢？
　　你很难跟上时间的节奏。你埋头于工作中，当你下一次抬起头，时间已经过去了3个小时，而你甚至还没有完成原定任务的一半。
　　我通过一个煮蛋计时器解决了这个问题。它看起来就像一个传统的、上发条的钟，但实际上，它是用电池的。当我开始一个项目时，我为它分配定量的时间。当时间到了以后，计时器就以一种不断提高的嘟嘟响的声音提醒我。
　　我将计时器放置在离办公室很远的地方，以至于我不能够到它，也不能将它关掉。我不得不离开椅子，穿过屋子。然后，我没有立即返回到我的座位开始一项新的任务，我离开办公室进行为时一分钟的散步或者做一个伸展运动。这让我有一个短暂的休息时间，帮助我开始下一个项目。
　　另外的一个使用计时器帮助你控制日程安排的方法就是当某人走进你的办公室，并且说“我有一个小问题。能抽出一分钟吗？”，你说“当然”，并且将计时器设定为一分钟。
　　高效秘密4：对公司的会议进行控制
　　我完全赞同限制公司会议的数量。人们通常在每天的会议上浪费了太多的时间。这些会议通常会持续一两个小时，却不能给与会者带来任何有价值的东西。
　　不管你是否是会议的主持人，你都应该在参加会议之前有一个计划。你的计划应该包括一个详细而明确的个人议程（例如，“因为我与杰夫有一个关于新产品的协议，所以我必须离开会议”），以及如何达到那个目标的主意（例如，“我将同他进行简短的、有逻辑的争论——如果他不支持我的观点，我将提醒他他欠我的人情”）。
　　很明显，你不能够取消所有的会议。然而，你可以减少每周会议的数量，以及每次会议持续的时间。这样你就可以节省1个小时甚至更多的时间，用于那些更为高效的工作，促进你公司目标的实现，同时促进你个人的事业和个人目标的实现。
　　对于会议，最严重的挑战是能否按时开始，并且保持会议简短，切中主题。如果有人在10分钟后才姗姗到来，就会打断会议正常的进程，并且为了使他跟上会议的进度，还要浪费很多的时间。而且，更为糟糕的是，会议会因此而陷入僵局，并且消耗掉你1个小时甚至更多的时间而没有实现任何你设定的目标。
　　如果你发现每周的例会总是推迟开始的时间，而且持续的时间太长，你可以考虑这样尝试一下：选择在周一、周三、周四开10分钟的短会，而不是每个周开1个小时的长会。
　　如果每次会议只有10分钟，那么会议必须按时开始。你就会发现——正如我已经发现的那样——你已经做了更多的事情，因为你立即就开始注意那些最为重要的事情。你将每周节省1个半小时（1年3整天的时间）。而且迟到者很快就会学到守时的宝贵美德：因为会议只有10分钟的时间，所以没有时间将他们引入会议，因此他们将在自己的日程中安排按时到会——而且，下一次也会按时到会。
　　高效秘密5：将备忘录的内容压缩到一页
　　另一种简化你一天日程的方法，就是改变自己写作简单的商业文件的方式。写一个备忘录需要花费半个小时甚至更多的时间。通过缩短备忘录的长度，开门见山地阐述你的中心思想，你就可以将时间减半，并且双倍地增加你的信息的说服力和清晰度。
　　如果商业文件写得不很好，通常是因为出现了下面的问题：
　　1过于复杂。
　　2太令人糊涂了。
　　3太模糊了。
　　4不令人信服。
　　上面的四个问题都可以通过上文中所谈到的简单方法予以解决。
　　开门见山地提出自己的主要观点可以让读者准确地知道你正在谈论的问题，并且吸引读者继续读下去。如果你的论点是有力的（也就是说，你的观点对他们来说是有用的），这将立即吸引你的读者，并且激励他们认真阅读你在下文中所谈到内容。
　　文件越短，你就越需要更早地提出自己的主题句。下面是一些比较笼统的指导性意见：
　　·对于不超过500字的文件（大多数备忘录都是这样的长度），使第一句成为主旨句。
　　·对于500字~1500字长度的文件，让主旨句出现在第一段中。
　　·对于超过1500字的文件，在第一页中点出主旨句。
　　无论多长的文件，都没有在第一页以后点出主旨句的。
　　大多数的备忘录，一页（500字）以下是最合适的。掌握一页完成备忘录的方法是一种非常宝贵的商业技巧。这不仅会使你成为更有竞争力的交流者，而且会使你的思想更加敏锐。做到这一点的一种简单方法就是使用这种简单的、三部分的结构：（1）讲出问题；（2）进一步解释；（3）再讲一遍。
　　在你打第一个字之前，先问自己，“在这个问题上，我的底线是什么？”例如，如果你想写一个关于你们公司新预算的备忘录，你的想法可能是“我们的收入目标过于乐观了。”
　　如果你的想法不能通过那样一个简单的公开性文件表述出来，你就需要继续考虑，直到你有这样的一个想法。
　　将这一表述作为你的第一句话。然后，用页面剩余的大部分解释你这句话。不要过分解释，同样也不要解释不足。提供尽可能多的证据以证明你的观点。最后，做出总结，重新强调你的开篇观点。
　　高效秘密6：学习如何委派任务
　　当你知道没有其他人能够按照你做事的方式、你安排的时间表去完成一项工作时，那就很难分配任务。你是要处理问题的人，是能够回答问题、解释问题及解决问题的那个人。这是一件好事，也是一件坏事。说它是好事是因为它赋予你动力，帮助你实现自己的目标；但是它也是一件坏事，因为如果你不是足够细心，这项任务将压倒你。
　　除非你是公司中唯一的员工，不愿承担公司责任将大大削弱公司的实力。认为自己可以完成所有的工作是不明智的。它除了会使你变得疯狂之外，还会使你因为筋疲力尽而近于崩溃，而你的工作也会随之陷入困境。
　　在某些时候，你必须学会委派任务，否则你就会筋疲力尽。下面是一些帮助你选择合适的人完成任务并让他们充满自信的指导方针。
　　·确定你在哪方面需要帮助。看一下你每周的工作列表，注意那些你真正喜欢的并能从中获得享受的工作，这些工作可能是你不想放弃的；然后注意那些可以充分发挥你的能力的工作，这些是你也许不应该放弃的工作，剩下的就是那些你不喜欢或不十分擅长的工作。
　　·仔细地选择候选人。你不能随便找个人来帮助你，因为你委派了任务以后，那个人做事的方式就直接反映了你的水平。寻找那些对工作感兴趣，有能力做好这项工作或者愿意学习且有时间和动力完成这项任务的人。
　　·表明你的立场。将你想让别人完成的工作具体化并设定目标，制订指导原则，让他们知道你为什么选择他们以及他们如何工作才能使自己对公司的价值最大。让他们明白这些，对你们都有益处。
　　·做成一笔生意。对于某些人来说，一个握手就足够了。但是为了更安全起见，应该采用书面形式确定你们双方都理解将要做的事情。通知你的同事这个人现在有权做这项工作。
　　·继续执行。检查工作是否及时完成了。记住，如果完成工作的方法与你的不同，这并不意味着方法不当。保持开放的心态。如果真正出现了问题，提出来——但不要将问题针对特定的个人。
　　高效秘密7：雇用优秀人才
　　我的一个朋友和同事是员工招聘方面的专家。他雇用的第一个人——一名初级的市场营销助理——已经成长为一名世界级的专业营销人士，现在仍然为我的朋友工作。他们两人雇用了另一个超级销售人员，帮助他们在一年内实现了利润翻番。现在他们的公司中有四个人，却完成了通常需要八个人才能做好的工作。
　　雇用到优秀的人才很不容易，但是却值得花费时间和努力去做。下面是我学到的如何做到这一点的四件最为重要的事情：
　　1做出承诺。任何值得做的事情都值得做好。如果你只是花费了很少的一段时间，你不要期望自己能够雇用到优秀人才。我并不喜欢面试，因为我总是急着雇用第一印象好的人。这是一种错误的做法。
　　2关注正确的因素。智力是重要的，但是我把它排在了我看重的员工素质的第三位。我同意杰弗里·福克斯在他的书《如何成为一名伟大的老板》（亥伯龙出版社,2002）中说，寻找雇员的过程中最应看重的两个因素是态度和智力。
　　3避开缺陷。一般来说，你会认为候选人在应聘时的状态应该是最佳的。如果你发现有些事情似乎出了问题，不要忽视，尤其是如果它涉及对工作至关重要的品质。当面试时，我发现面试者的表现只是冰山的一角——你从表面上看到的只是你在将来要面对的很小一部分。
　　4不要过于关心特有的经验。在寻找优秀的雇员时，在各种重要的品质当中，特有的专业经验并不是最重要的。是的，如果你知道你所雇用的人从工作的第一天起就可以做技术性的工作，这是一件很好的事情——但是，在第7天或第14天，你将会希望自己能选择更好一些的，尽管他们也许是事先未经试验的和未经证明的雇员。
　　高效秘密8：解雇不称职的雇员
　　如果你想拯救美国南部面临灭绝的阔叶硬木树林，你需要砍掉许多树木。你必须去除那些小的.生长迅速且影响优质木材生长的树木，以便让阳光照射进来，从而使真正宝贵的树木有生长的机会。这就是大自然的规律。而且，我发现在商业领域中也是如此。
　　所以，你如何才能去除那些平庸的、影响公司发展的雇员呢？一个我认识的时事通讯社的发行人是这样处理的：
　　对于自己所雇用的每一个人，他都承诺他会辞掉工作能力最差的员工。他推理，只要他所雇用的每一个新雇员都比他现在所雇用的最差的员工优秀，他的员工的总体素质就将不断得到提高。他发现自己关注于那些态度有问题的雇员（那些总是看起来不高兴的员工）和问题员工（那些花费太多的时间用于打电话和休息的员工）。
　　他告诉我，“唯一不同的事情就是要学会如何辞掉一些人。我意识到正是由于对这样做的恐惧使我能够容忍那些平庸的员工。最初做出解雇的决定是困难的，但是此后，事情就变得容易了。最后，我感到自己正在做这样一件事情，它不仅对公司有利，而且对我，对于那些辛勤工作、不想被平庸的员工拖累的认真员工同样有利。”
　　这个计划进行的比他预计的要好。他不仅辞退了那些拖后腿的和平庸的雇员，而且激发了公司整体的工作热情。更多的工作能够被更高效地完成。公司的利润和收益不断增加。最好的是，他不再需要花费大量的时间去激励那些落后的员工了——这样可以为他节省更多的时间做那些他真正热爱的工作（写作、编辑和发表他的时事报道）。
　　可以很简单和轻松的变得富有吗？
　　在编写本书的过程中，我将自己复杂的、有时候甚至矛盾的从负债到赢利的经验总结为六个简单的步骤。
　　它们真的很简单吗？
　　当我开始的时候，这对我来说并不简单。当然是这样的。所有的事情看起来都好像是错误的开始，然后再开始，再修正，事情很混乱。但是，现在当我回顾过去，分析成败得失时，我发现成功的模式事实上很简单。
　　是的，获得财务自由是简单的。但是容易吗？或者它需要大量艰苦的工作吗？
　　我们都被欲望驱使——做更少的工作，享受更多，拥有更多的金钱，感觉安全。获得财务自由是满足那些欲望的很重要的一部分。如果某天你获得了财富，你一定不会太多地将其归功于你辛勤的工作。
　　但是，问题在于你并不需要艰苦地工作！我了解这一点。而且我知道，如果我强调艰苦工作的重要性的话，我就可能将你吓走。所以，我不会关注于努力工作，同样，我也不想让你关注它。我想让你考虑的是金钱、乐趣和权利。我想让你梦想着娱乐消遣。当你设定目标时，它们应该能够反映出这些梦想，而不是努力工作的现实。
　　事实上，我们在开创伟大事业的时候，总会怀有一些天真的想法，例如，要花费多少时间才能取得成功，以及会遭遇多大的困难与挫折等。回想起生活中一件件让我引以为豪的成就，坦率地讲，在事业起步的时候，我也不清楚事业将会走向何方。
　　但是这种感觉很好，事情的结果并不重要，关键是要开始行动，要创造行动的动力。物理学中的一个基本原理告诉我们，使一个静止的物体开始移动需要巨大的能量，但是一旦它运动起来，只需要很小的力气就可以使它改变运动速度和方向。
　　朝着财务自由的方向努力吧!我已经努力使事情变得尽可能简单，努力使工作看起来更简单。关键是你也采取行动吧。一旦行动起来，我保证你将真真切切地感受到我所讲的一切。
　　所以，翻开下一页，让我们开始行动吧……

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