掌握关键人物

    每个合约都关系到一位关键人物。他也许是生产作业员、营销或采购经理，也许是公司的大老板或者老板娘。因此，关键人物的时间就是我们必须打听的情报。如何与“他”建立关系，才是跟进的主体。

    注意合约时效

    常有许多生意都是因为交货日期延迟而导致毁约。故在缔结合约时，应仔细推敲有关条款的“时限”。除了货款金额外，交货日期及相关期限也是合约中最重要的条款。

    金钱与时间

    有这样一句名言：“如果花钱能节省时间，就该花钱。”但奇怪的是，人类自古以来一向很乐于拿他们非常有限的生命，来交换钱财。在缔结合约的过程中，营销人员应该摒弃“凡事单打独斗”的心态，而认定“可以让别人做的都叫别人做”，如此可以节省更多的时间与精力，放在收益最高的目标上。一旦有人帮你做了大部分行政事务，你的心思就可完全放在“打仗”上。秘书的工作效率与时间管理

    依据管理学中帕金森定律及80/20法则，秘书的日常工作均为“琐碎的多数”，而非“重要的少数”。接听电话、处理文书信件、管理档案、整理会议记录、安排约会、制订旅行计划等工作，悉数是非决策性的工作，而是服务性工作。服务的重点在于效率，所以能够将日常“琐碎的多数”工作，处理得更有效率，就是所有秘书一致的目标。

    什么是效率？效率就是在处理日常事务与突发事件时反应快，但很正确、很从容。

    效率如何达成呢？效率的实现在于充分的准备及妥善的安排，有效率才能提供高品质的服务。秘书的工作，用嘴、用手的频率，比用脑的频率高。这就有可能造成表面工作效率提高，实际工作效率降低的状况。

    最高工作效率的表现，其实可以运用科学的方法来实现。这就是所谓Ｃ型经验：信心＋约定＋控制(Confidence＋Commitment＋Control)。Ｃ型经验可以让你超越自我，达到前所未有的高峰。

    Ｃ型经验里的感觉：

    超越性：你会觉得比以往更有效率、更有生产力。你已经打破了自己的纪录。

    不费劲：你在做什么事的时候都感到舒适安稳，即使不费劲也能办得好。

    肯定：你很乐观，很有信心；你喜欢自己，也喜欢目前所从事的一切。

    自然：你觉得在你的思想和行为之间，有自然的脉络可寻。

    注意力集中：你的注意力极为集中。你觉得全然投入工作，而且与周围的人打成一片。

    有劲：你觉得体力极为充沛，生命力无比旺盛。秘书的时间管理，其困难之处在于自主的时间不多；不易控制的非自主时间，往往主宰了“重要的少数”。所以，建立正确的时间观念，以及培养跨越时间陷阱的技能，往往就靠主管与秘书的默契配合。

    秘书的时间管理，其实可以分为四类：计划、组织、执行、指挥。然而在细小的时间狭缝里争取更充分地运用时间管理的技巧，必须要靠经验和方法。以下就是处理琐碎事务时，秘书可以争取时效的要点：

    电话处理

    将手边各类电话号码簿合并。

    常用电话号码放在手边或储存在电话索引内。

    运用多功能的电话系统。

    集中回复电话，并排出先后顺序。

    电话机旁永远有纸笔及留言条。

    在饭前或下班前复电，避免以题外话做开场白。

    文书、信函、档案整理

    运用一天中最清醒的时间撰稿，集中回复来函，一次完成。

    运用特定、固定格式处理例行性文书函件，避免冗长不必要的客套话。

    尽量用电话解决问题而不诉诸文字。

    过期、不用的文件及时销毁，不重复处理同一文件。

    档案处理重点在于标示清楚、分门别类、随时更正，加入最新资料。

    使用适当的文具档案设备。

    会议

    尽量不开会，用电话解决问题。

    减少参与会议的人数，缩短会议的时间。

    会议应有清晰的目标。第20节：引子二(7)

    掌握关键人物

    每个合约都关系到一位关键人物。他也许是生产作业员、营销或采购经理，也许是公司的大老板或者老板娘。因此，关键人物的时间就是我们必须打听的情报。如何与“他”建立关系，才是跟进的主体。

    注意合约时效

    常有许多生意都是因为交货日期延迟而导致毁约。故在缔结合约时，应仔细推敲有关条款的“时限”。除了货款金额外，交货日期及相关期限也是合约中最重要的条款。

    金钱与时间

    有这样一句名言：“如果花钱能节省时间，就该花钱。”但奇怪的是，人类自古以来一向很乐于拿他们非常有限的生命，来交换钱财。在缔结合约的过程中，营销人员应该摒弃“凡事单打独斗”的心态，而认定“可以让别人做的都叫别人做”，如此可以节省更多的时间与精力，放在收益最高的目标上。一旦有人帮你做了大部分行政事务，你的心思就可完全放在“打仗”上。秘书的工作效率与时间管理

    依据管理学中帕金森定律及80/20法则，秘书的日常工作均为“琐碎的多数”，而非“重要的少数”。接听电话、处理文书信件、管理档案、整理会议记录、安排约会、制订旅行计划等工作，悉数是非决策性的工作，而是服务性工作。服务的重点在于效率，所以能够将日常“琐碎的多数”工作，处理得更有效率，就是所有秘书一致的目标。

    什么是效率？效率就是在处理日常事务与突发事件时反应快，但很正确、很从容。

    效率如何达成呢？效率的实现在于充分的准备及妥善的安排，有效率才能提供高品质的服务。秘书的工作，用嘴、用手的频率，比用脑的频率高。这就有可能造成表面工作效率提高，实际工作效率降低的状况。

    最高工作效率的表现，其实可以运用科学的方法来实现。这就是所谓Ｃ型经验：信心＋约定＋控制(Confidence＋Commitment＋Control)。Ｃ型经验可以让你超越自我，达到前所未有的高峰。

    Ｃ型经验里的感觉：

    超越性：你会觉得比以往更有效率、更有生产力。你已经打破了自己的纪录。

    不费劲：你在做什么事的时候都感到舒适安稳，即使不费劲也能办得好。

    肯定：你很乐观，很有信心；你喜欢自己，也喜欢目前所从事的一切。

    自然：你觉得在你的思想和行为之间，有自然的脉络可寻。

    注意力集中：你的注意力极为集中。你觉得全然投入工作，而且与周围的人打成一片。

    有劲：你觉得体力极为充沛，生命力无比旺盛。秘书的时间管理，其困难之处在于自主的时间不多；不易控制的非自主时间，往往主宰了“重要的少数”。所以，建立正确的时间观念，以及培养跨越时间陷阱的技能，往往就靠主管与秘书的默契配合。

    秘书的时间管理，其实可以分为四类：计划、组织、执行、指挥。然而在细小的时间狭缝里争取更充分地运用时间管理的技巧，必须要靠经验和方法。以下就是处理琐碎事务时，秘书可以争取时效的要点：

    电话处理

    将手边各类电话号码簿合并。

    常用电话号码放在手边或储存在电话索引内。

    运用多功能的电话系统。

    集中回复电话，并排出先后顺序。

    电话机旁永远有纸笔及留言条。

    在饭前或下班前复电，避免以题外话做开场白。

    文书、信函、档案整理

    运用一天中最清醒的时间撰稿，集中回复来函，一次完成。

    运用特定、固定格式处理例行性文书函件，避免冗长不必要的客套话。

    尽量用电话解决问题而不诉诸文字。

    过期、不用的文件及时销毁，不重复处理同一文件。

    档案处理重点在于标示清楚、分门别类、随时更正，加入最新资料。

    使用适当的文具档案设备。

    会议

    尽量不开会，用电话解决问题。

    减少参与会议的人数，缩短会议的时间。

    会议应有清晰的目标。